Instituto PolitÉcnico Nacional "La Técnica al Servicio de la Patria"

  
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Video y Teleconferencia

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¿En qué consiste este servicio?


Facilitar la comunicación de la comunidad politécnica y del público en general en cualquier lugar del mundo que tenga conexión con la Red Institucional de Telecomunicaciones, para interactuar con los ponentes en la transmisión de conferencias, seminarios, clases a distancia, cursos, reuniones de trabajo, mesas redondas, presentaciones de tesis, etcétera.


¿Qué lineamientos se deben considerar para solicitar el servicio?

  • Las unidades académicas y administrativas del Instituto o las entidades externas deberán de solicitar por escrito el servicio de video y Teleconferencia a la Dirección de Cómputo y Comunicaciones, especificando la hora y fecha, programa, lugar donde se realizará, nombre, número de ISDN o dirección IP del equipo remoto, nombre, dirección de correo y teléfono del contacto remoto, para definir el medio de comunicación y proceder con la difusión del evento y requerimientos adicionales.
  • La solicitud del servicio de videoconferencia se realizará por lo menos con 30 días hábiles de anticipación, en el entendido de que la calendarización se llevará a cabo conforme a los tiempos que se encuentren disponibles.
  • Con el fin de elaborar oportunamente los textos en vídeo que se utilizarán durante la videoconferencia, será necesario que el usuario informe a la Dirección de Cómputo y Comunicaciones, con un mínimo de 48 horas de anticipación, el nombre de ésta, una breve sinopsis y el nombre completo del expositor, así como la entrega de los materiales de apoyo para prever cualquier imprevisto que origine su utilización.
  • Para enriquecer el contenido de la videoconferencia, se deberá de realizar una entrevista previa con el expositor, que permita analizar y localizar material videográfico como apoyo a la exposición.
  • El usuario deberá designar a una persona que coordine la videoconferencia, conjuntamente con el personal técnico de la Dirección de Cómputo y Comunicaciones, para resolver o apoyar en cualquier asunto que se requiera relacionado con el evento.
  • Cuando se utilicen vídeos de apoyo en la videoconferencia, éstos deberán estar en formatos VHS, Betacam o DVCPro y serán entregados a la Dirección de Cómputo y Comunicaciones perfectamente calificados y editados, en su caso, y con una calidad de imagen que permita su transmisión nítida, así como el material de audio ya sea de música o de algunos otros efectos.
  • El expositor deberá de presentarse 30 minutos antes del evento en el master de transmisiones de la Dirección de Cómputo y Comunicaciones para que se ambiente con el sistema de videoconferencia y ultimar detalles.
  • El personal de la Dirección de Cómputo y Comunicaciones, previa transmisión del evento, deberá de llevar a cabo pruebas de audio y vídeo para verificar que todo este en correcto orden con las sedes que asistirán al evento a través de cualquier medio.
  • El día en el que se realice el evento, el usuario deberá de presentarse con la debida antelación al lugar donde se llevará a cabo la videoconferencia, con el propósito de ejecutar las pruebas que garanticen una adecuada transmisión e interacción.
  • Durante el desarrollo de una transmisión el encargado de la sala deberá de estar presente mientras dure el evento, para solucionar de inmediato cualquier situación extraordinaria que se presente.
  • El micrófono de la sala remota deberá de permanecer en ¿mute¿ mientras no estén participando, ya que la unidad multipunto cambia automáticamente de sede al registrar sonido, creando problemas que impiden su óptimo funcionamiento.
  • Para llevar a cabo un evento se dará una tolerancia de 15 minutos al ponente, después de la hora establecida para su inicio, transcurrido este tiempo se considerará cancelado para ese día.
  • El usuario deberá apegarse a los horarios de inicio y finalización del evento para no alterar la programación previamente establecida.
  • Para efectuar la cancelación de una videoconferencia, el usuario deberá de notificarlo por escrito a la Dirección de Cómputo y Comunicaciones por lo menos con una semana de anticipación.
  • El acceso a la sala de videoconferencias y al control maestro estará restringido y únicamente se permitirá la entrada al expositor y al coordinador designado por el usuario.
 
¿Qué Procedimiento se debe seguir para obtener el servicio?

1. El usuario elabora un escrito solicitando el servicio de videoconferencia, especificando sus características y lo entrega a la Dirección de Cómputo y Comunicaciones. 
2. La Dirección de Cómputo y Comunicaciones, a través del Departamento de Apoyo a las Modalidades Educativas, revisa la petición, verifica calendarización preestablecida, factibilidad del servicio y notifica al usuario si es posible su realización en la fecha y hora solicitada, de lo contrario informa al usuario los tiempos disponibles o la imposibilidad del servicio. 
3. El usuario recibe notificación y, en su caso, determina si acepta la fecha y hora sugerida y comunica a la Dirección de Cómputo y Comunicaciones. 
4. En caso de que el usuario acepte, el Departamento de Apoyo a las Modalidades Educativas registra y organiza que los recursos técnicos y humanos estén disponibles para la realización del servicio en las fechas establecidas. 
5. El día del evento se llevan a cabo, con antelación, las pruebas de conexión, realización de ajustes y se efectúa la transmisión en la hora establecida.
 
¿Requisitos para obtener el servicio?

1. Realizar una solicitud a través del Director de la Unidad Responsable mediante un oficio dirigido al Director de  Cómputo y Comunicaciones.


Datos que debe contener la solicitud:


A) Nombre del evento.
B) Si cuenta con equipo y conexión a la red interactiva de videoconferencia.

C) Coordinar el evento en lo que les concierne, para que la transmisión cumpla con su objetivo.

D) Apoyo solicitado:​  ​Préstamo de la sala de videoconferencia, Auditorio, Grabación del evento, 

Transmisión por internet (video streaming) Teleconferencia.

E) Nombre de los participantes: Profesión, procedencia y cargo.                                                    

F) Fecha(s) del evento.
G) Horario(s) inicio y termino.

H) Nombre del responsable técnico, así como el responsable de coordinar la  videoconferencia  por parte del  usuario: cargo, teléfono, extensión y correo electrónico.


2. Enviar oficio del evento.


                             Evento interno 5 días antes para las pruebas pertinentes. 

                             Evento externo 15 días antes para la pruebas pertinentes.


3. Coordinar el evento en lo que les concierne, para que la transmisión cumpla con su objetivo.


Usuarios: Comunidad Politécnica, Público en General.

Tiempo de respuesta: 15 días hábiles.

Costo: Videocasetes a utilizar para la grabación del evento; si el medio tiene costo, el pago del mismo, y si es necesario, el pago de misceláneos.

 

CONTACTO:

 

Ing. Víctor Hugo Riveros Ramírez

Tel.: 57296000 Ext. 51457, 51458, 51454, 51475

Correo electrónico: ​ ​virtual@ipn.mx​​​

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